Unternehmenssoftware mit ERPNext – Angebote, Rechnungen, Lager und Kunden in einem System
Unternehmenssoftware – oft kurz ERP genannt – bündelt Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Lager und Kundendaten in einem Programm: Rechnungssoftware und Warenwirtschaft greifen ineinander, statt in getrennten Insellösungen zu liegen. Wir setzen dafür ERPNext ein, eine Open-Source-Software ohne Lizenzgebühren je Nutzer – wir richten sie ein, übernehmen Ihre Daten und schulen Ihr Team.
ERP für kleine Unternehmen und Handwerksbetriebe – Beratung, Einrichtung und Schulung vor Ort in Meckenheim, Rheinbach & Umgebung oder per Fernwartung.
Finanzen & Rechnungen
Rechnungen schreiben, Zahlungen nachhalten, Daten für die Steuerkanzlei vorbereiten – das passiert in ERPNext an einem Ort.
Rechnungen, Gutschriften & Mahnwesen
Rechnungen entstehen per Klick aus dem Auftrag und lassen sich bis zum Zahlungseingang verfolgen – auch Teilzahlungen und Anzahlungen. Gutschriften erstellen Sie direkt aus der ursprünglichen Rechnung. Bei überfälligen Rechnungen hilft das eingebaute Mahnwesen mit vorbereiteten Mahntexten für jede Mahnstufe, auf Wunsch samt Mahngebühr und Verzugszinsen. Offene Posten sehen Sie je Kunde – und wie lange Rechnungen schon offen sind.
E-Rechnung: was ab wann gilt
Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF, sondern ein strukturierter Datensatz, den Buchhaltungsprogramme automatisch verarbeiten. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – das gilt auch für Kleinunternehmer. Der Versand wird schrittweise Pflicht: ab 2028 für die meisten Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen auch danach weiter auf Papier stellen – oder, wenn der Empfänger einverstanden ist, als PDF.
XRechnung & ZUGFeRD einrichten
Zwei Formate erfüllen die gesetzlichen Vorgaben – einfach erklärt:
- XRechnung: ein reiner Datensatz im XML-Format – Standard für Rechnungen an Behörden und andere öffentliche Auftraggeber
- ZUGFeRD: eine PDF zum Lesen, in der dieselben Rechnungsdaten maschinenlesbar eingebettet sind
Das richten wir über eine quelloffene Erweiterung ein: Sie erstellt beide Formate aus ERPNext heraus, liest eingehende E-Rechnungen ein und prüft beim Buchen gegen die offiziellen Prüfregeln der Formate.
DATEV-Export & Kontenrahmen SKR 03/SKR 04
Ein Kontenrahmen ist die Vorlage für den Kontenplan der Buchführung; die DATEV-Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 sind die beiden verbreitetsten in Deutschland – ERPNext bringt beide ab Werk mit.
Für die Übergabe an Ihre Steuerkanzlei richten wir eine quelloffene Erweiterung ein, die die Buchungsdaten im DATEV-Format exportiert.
Warenwirtschaft & Kundenpflege
Transparente Abläufe vom ersten Kontakt bis zur Auslieferung: ERPNext führt Artikel, Bestände, Belege und Kundendaten in einem System zusammen.
Vom Angebot zur Rechnung – ohne doppelte Eingabe
Aus dem Angebot wird per Klick ein Auftrag, daraus der Lieferschein und daraus die Rechnung: Jeder Folgebeleg übernimmt Kunde, Positionen, Preise und Steuern vom vorigen – nichts wird neu abgetippt. Beim Buchen des Lieferscheins schreibt ERPNext den Lagerbestand automatisch fort; auch Teillieferungen und Teilrechnungen sind möglich.
Artikel, Lager & Serien-/Chargennummern
Der Artikelstamm führt Waren und Dienstleistungen, Bestände laufen je Artikel und Lagerort mit und werden bei jeder Buchung fortgeschrieben. Seriennummern kennzeichnen ein einzelnes Gerät, Chargennummern eine ganze Partie – so bleibt nachvollziehbar, von welchem Lieferanten eine Einheit kam und an welchen Kunden sie ging. Das ist wichtig bei Garantie und Rückrufen.
Kundenverwaltung: Kontakte, E-Mails & Verkaufschancen
In der Kundenverwaltung (oft kurz CRM genannt) hat jeder Kunde eine Akte: Ansprechpartner, Adressen und alle Belege vom Angebot bis zur Rechnung hängen am selben Datensatz. Anfragen verfolgen Sie als Verkaufschance mit Wiedervorlage-Datum weiter. Ihr E-Mail-Postfach lässt sich anbinden: Eingehende Mails ordnet ERPNext dem passenden Vorgang zu.
Einführung & Betreuung
Software nützt erst, wenn Ihr Team gut damit arbeitet: Wir begleiten Sie von der ersten Beratung über Einrichtung und Datenübernahme bis zum laufenden Betrieb.
Open Source: Software ohne Lizenzgebühren
ERPNext ist Open Source, also quelloffen: Der Programmcode ist öffentlich einsehbar, die Software steht unter der GPLv3-Lizenz – Lizenzgebühren je Nutzer fallen nicht an, egal ob zwei oder zwanzig Personen damit arbeiten. Bezahlt werden nur Einrichtung, Serverbetrieb und Betreuung. Die Oberfläche gibt es auch auf Deutsch.
Cloud oder eigener Server
ERPNext läuft wahlweise in der Cloud – auf einem gemieteten Server, erreichbar übers Internet – oder auf einem eigenen Server bei Ihnen im Haus; dann liegen die Daten bei Ihnen. Wir beraten, welcher Weg zu Ihrem Betrieb passt, und richten beides ein.
Einrichtung, Datenübernahme & Anpassung
Wir richten ERPNext für Ihre Abläufe ein und übernehmen vorhandene Daten – Artikel, Kunden und andere Stammdaten lassen sich aus Excel- oder CSV-Dateien importieren. Vieles ist ohne Programmierung anpassbar: eigene Felder, Freigabeschritte – etwa dass Angebote ab einer bestimmten Summe erst freigegeben werden – und Druckvorlagen mit Ihrem Briefkopf und Logo.
Schulung & laufende Betreuung
Zum Start schulen wir Ihr Team an den eigenen Abläufen. Danach bleiben wir ansprechbar – für Fragen, Anpassungen und Updates, per Fernwartung oder bei Ihnen vor Ort.
Häufige Fragen
Was kostet ERPNext?
ERPNext selbst kostet nichts – die Software ist Open Source, Lizenzgebühren je Nutzer gibt es nicht. Kosten entstehen für Einrichtung, Schulung, Serverbetrieb und laufende Betreuung.
Erstellt ERPNext E-Rechnungen nach XRechnung und ZUGFeRD?
Ja, über eine quelloffene Erweiterung. Wir richten sie ein, testen den Versand und berücksichtigen die Prüfregeln der Formate.
Ist ein DATEV-Export mit SKR 03 oder SKR 04 möglich?
Ja. SKR 03 und SKR 04 stecken bereits in ERPNext; die Buchungsdaten exportiert eine quelloffene Erweiterung im DATEV-Format – wir richten sie ein.
Wie kommt man vom Angebot zur Rechnung?
Aus dem Angebot wird per Klick ein Auftrag, daraus Lieferschein und Rechnung – jeder Beleg übernimmt die Daten des vorigen. Mahnwesen und Zahlungsstatus sind eingebaut.
Bieten Sie Schulungen und laufenden Support an?
Ja. Wir schulen Ihr Team, erstellen Vorlagen und unterstützen im laufenden Betrieb – per Fernwartung oder vor Ort.
Ihr Thema war nicht dabei?
Vieles lässt sich in einem kurzen Gespräch klären. Schildern Sie Ihr Anliegen – wir sagen Ihnen ehrlich, ob und wie wir helfen können.